Politique de gestion des sinistres

En vigueur depuis le 8 août 2026.

• Urgence : personnes et secours d’abord ; ne pas imposer l’application avant l’appel aux secours.
• Ouverture : numéro unique, véhicule/location, date/lieu, personnes, tiers, constat, plainte, photos et témoins.
• Qualification : « déclaration reçue », jamais « responsabilité établie » avant instruction.
• Conservation : figer contrat, états, photos originales, métadonnées, échanges et journaux d’accès avec empreinte d’intégrité.
• Transmission : au Loueur et à l’assureur selon le rôle ; limiter les données aux destinataires nécessaires.
• Décision : assureur/expert ou accord contradictoire. HODAR coordonne et explique les étapes.
• Clôture : décision, paiements, recours, restitution du solde de caution et voie de contestation.

Le dossier est étiqueté dès l’ouverture FLOTTE HODAR ou VÉHICULE PARTENAIRE. Pour la flotte HODAR, HODAR effectue la déclaration au titre de sa police et assume les obligations du Loueur. Pour un Véhicule Partenaire, HODAR n’ouvre aucun dossier sous sa police flotte : elle horodate et transmet les pièces, tandis que le Loueur partenaire déclare le sinistre à son propre assureur et pilote l’expertise. Aucun collaborateur ne promet au partenaire que HODAR paiera le véhicule, la franchise, la perte d’exploitation ou l’immobilisation.

Si la preuve d’assurance du partenaire est absente, falsifiée, expirée ou inadaptée, HODAR suspend immédiatement l’annonce et les départs futurs, conserve les preuves et notifie le partenaire. Le partenaire demeure tenu de traiter le sinistre et de préserver les droits des victimes. HODAR examine séparément si une faute propre de contrôle, d’information ou d’exécution de mandat lui est reprochée ; cette analyse ne transforme pas la police HODAR en assurance du véhicule tiers.

Le gestionnaire distingue quatre dossiers : (a) assistance/panne ; (b) dommage matériel ; (c) accident corporel ; (d) vol, incendie ou infraction. Un accident corporel est immédiatement escaladé à l’assureur, au responsable de crise et au conseil compétent. Les données de santé ne sont collectées que si elles sont nécessaires à la déclaration, à l’assistance ou à la défense des droits, avec accès restreint. HODAR ne promet jamais une prise en charge avant la décision de l’assureur et ne conseille pas au Locataire de différer un appel aux secours.

Délais internes : accusé d’ouverture sous un jour ouvré ; transmission au Loueur et à l’assureur sans délai selon la police ; relance documentée ; information du déclarant à chaque étape significative. Ces délais sont des objectifs de gestion et ne remplacent pas les délais plus courts de la police ou de la loi.